10.ระดับของสารสนเทศ

10.ระดับของสารสนเทศ

   ปัจจุบันข้อมูลและสารสนเทศมีความสำคัญอย่างยิ่ง เนื่องจากสังคมในยุคปัจจุบันถือได้ว่าเป็นสังคมฐานความรู้ (Knowledge-based Society) กล่าวคือ คนในสังคมใช้ข้อมูลและสารสนเทศในการตัดสินใจ มีการเข้าถึงและใช้ประโยชน์จากสารสนเทศจากเครือข่ายอินเทอร์เน็ตสูงขึ้น ทั้งนี้เพราะสารสนเทศเป็นสิ่งที่ช่วยให้การตัดสินใจของผู้ใช้มีความแม่นยำ ให้นักเรียนลองจินตนาการดูว่า หากนักเรียนต้องการซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์ โดยการเดินเข้าไปที่ร้านและเลือกพิจารณาคอมพิวเตอร์ทีละยี่ห้อเพื่อเปรียบ เทียบด้วยตนเองนั้น นักเรียนคงต้องใช้เวลาเป็นวันในการเทียบเคียงข้อมูล แต่ปัจจุบันหากนักเรียนต้องการข้อมูลเพื่อตัดสินใจซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์ เพียงแต่เข้าอินเทอร์เน็ต นักเรียนจะพบว่ามีหลายเว็บไซต์ที่ให้นักเรียนกรอกความต้องการการใช้งาน เครื่อง แล้วเว็บไซต์จะประมวลผลและนำเสนอเครื่องคอมพิวเตอร์ที่มีคุณลักษณะและรุ่น ใกล้เคียงกับความต้องการได้เพียงเสี้ยววินาที ซึ่งนี่เป็นแค่ตัวอย่างของการใช้งานสารสนเทศของผู้ใช้เป็นรายบุคคลเท่านั้น ปัจจุบันหน่วยงานหรือองค์กรต่าง ๆ ได้นำสารสนเทศมาใช้ในการตัดสินใจมากขึ้น ซึ่งระดับของสารสนเทศเป็นระดับของการเกี่ยวข้องกับสารสนเทศ มีอยู่ด้วยกัน 3 ระดับ ดังนี้ 

1. ระดับบุคคล

            ระดับของการเกี่ยวข้องกับสารสนเทศในระดับบุคคลนั้น จะเป็นการที่แต่ละบุคคลในองค์กรจะสร้างและใช้สารสนเทศเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ ในการทำงานส่วนตัวเท่านั้น เช่น การใช้โปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ดในการพิมพ์เอกสาร การใช้โปรแกรมไมโครซอฟต์พาวเวอร์พอยต์ในงานนำเสนอสำหรับการสอนหรือบรรยาย โดยสามารถกรอกข้อความ ตาราง ภาพ ภาพเคลื่อนไหวและเสียง ที่ช่วยดึงดูดให้ผู้ฟังสนใจตลอดเวลา การใช้โปรแกรมไมโครซอฟต์เอ็กเซลล์กรอกข้อมูล คำนวณ สร้างกราฟ และทำนายผลลัพธ์ของข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ เป็นต้น 



สารสนเทศระดับบุคคล


2. ระดับกลุ่ม 

            ระดับของการเกี่ยวข้องกับสารสนเทศในระดับกลุ่มนั้น จะเป็นการที่กลุ่มของคนในองค์กรที่ต้องทำงานร่วมกันจะสร้างและใช้สารสนเทศ ร่วมกัน ซึ่งจะส่งเสริมการดำเนินงานของกลุ่มให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น 

        หลักการ คือ นำเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลมาเชื่อมโยงกันเป็นเครือข่ายระยะใกล้หรือระยะ ไกล ทำให้มีการใช้ทรัพยากร ได้แก่ ข้อมูลและอุปกรณ์เทคโนโลยีพื้นฐานร่วมกัน 



สารสนเทศระดับกลุ่ม

3. ระดับองค์กร 

            ระดับของการเกี่ยวข้องกับสารสนเทศในระดับองค์กรนั้น จะเป็นการที่แผนกต่าง ๆ ในองค์กร เช่น แผนการขายและการตลาด แผนการผลิต แผนกจัดซื้อ แผนกบุคคล แผนกการเงินและการบัญชี เป็นต้น มีการสร้างและส่งผ่านสารสนเทศจากแผนกหนึ่งไปยังอีกแผนกหนึ่งได้โดยสร้าง สารสนเทศในรูปแบบรายงาน หรือกราฟเพื่อให้ผู้บริหารนำไปประกอบการตัดสินใจได้ 

        หลักการ คือ นำเครื่องคอมพิวเตอร์ของแผนกต่าง ๆ มาเชื่อมโยงกันเป็นเครือข่ายเพื่อให้เกิดการใช้ข้อมูลร่วมกัน 

        สิ่งที่สำคัญของระบบสารสนเทศระดับกลุ่มและระดับองค์กร คือ การเชื่อมโยงคอมพิวเตอร์เป็นเครือข่ายทั้งภายในองค์กรและการเชื่อมโยงภายนอก องค์กร เพื่อให้มีการสื่อสารและส่งข้อมูลถึงกันได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ 

9.การจัดการสารสนเทศ

9.การจัดการสารสนเทศ

การจัดการสารสนเทศ (Information management) คือ การวางแผน จัดหา รวบรวม จัดเก็บ รักษา และส่งต่อแพร่กระจายสารสนเทศไปยังผู้ใช้ เพื่อประโยชน์ในการใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพโดยใช้เทคโนโลยีสารสนเทศเป็นเครื่องมือ ทั้งนี้ เพื่อปรับปรุงพัฒนาสมรรถนะการบริหารงานและการดำเนินงานขององค์กร สร้างนวัตกรรม เพิ่มขีดความสามารถทางการแข่งขัน และมุ่งสู่การเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้
การจัดการสารสนเทศ เป็นการบริหารจัดการขององค์กรทั้งภาครัฐและเอกชน มักจะมีรายละเอียดปลีกย่อยลงไปแล้วแต่ประเภทและขนาดขององค์กร ไม่ได้มีลักษณะเป็น “One size fits all” อาจเป็นองค์กรที่ทำหน้าที่จัดเก็บและบริการสารสนเทศโดยตรง เช่น ห้องสมุด หรือองค์กรที่ใช้สารสนเทศในการดำเนินธุรกิจทั้งขนาดเล็ก กลาง ใหญ่ หรือระดับประเทศก็ได้ ปัจจุบันมีธุรกิจรับจ้างจัดการสารสนเทศสำหรับองค์กรภาคธุรกิจเกิดขึ้น เพื่อให้การบริหารจัดการสารสนเทศภายในองค์กรเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ผลิตสารสนเทศที่ถูกต้อง มีคุณภาพ ทันสมัย และเชื่อถือได้ มีการใช้เมทาดาทาที่ถูกต้อง จัดทำฐานข้อมูลและจัดทำเหมืองข้อมูล (Data Mining) โดยดึงข้อมูลแต่ละกลุ่มที่กำหนดไว้ในแผนที่สารสนเทศ (Information Map) ขึ้นมาใช้เมื่อต้องการ กำหนดวัตถุประสงค์ของการใช้สารสนเทศ การเข้าถึงสารสนเทศ กำหนดว่าใครมีสิทธิเข้าถึงได้ ใครที่ไม่มีสิทธิเข้าถึง การจัดเก็บและรักษาความปลอดภัยของสารสนเทศ การกำจัดสารสนเทศที่ไม่ใช้แล้ว หรือไม่มีประโยชน์ การจัดการระเบียนเอกสารสำคัญต่างๆ เช่น เอกสารทางกฎหมาย การเงิน การค้า งานวิจัย ทรัพย์สินทางปัญญา เป็นต้น ระบบการจัดการสารสนเทศ (information management systems) อาจแยกย่อยตามประเภทและกิจกรรมของสารสนเทศ เช่น ระบบการจัดการเอกสาร ระบบการจัดการระเบียนบันทึก ระบบการจัดการเนื้อหาบนเว็บ ระบบการจัดการคลังสื่อดิจิทัล ระบบการจัดการสื่อการเรียนการสอน ระบบการจัดการห้องสมุด เป็นต้น การจัดการสารสนเทศประกอบด้วยองค์ประกอบหลัก 4 ประการคือ 1. มนุษย์ (people) 2. กระบวนการ (process) 3. เทคโนโลยี (technology) 4. เนื้อหา (content) ดังนั้น การจัดการสารสนเทศไม่ได้เกี่ยวข้องแค่เทคโนโลยีเพียงอย่างเดียว แต่เกี่ยวข้องกับมนุษย์ สถาปัตยกรรมโครงสร้างของสารสนเทศ เมทาดาทา และคุณภาพของเนื้อหาด้วย (Robertson, 2005)
สำหรับกรอบแนวความคิดของกลยุทธ์สารสนเทศสำหรับองค์การหรือหน่วยงานภาคธุรกิจนั้น Earl (2000, p.21) ได้เสนอกรอบแนวความคิดแบบ 5 จุดเชื่อมโยงกัน (five-point information strategy framework) ซึ่งประกอบด้วย
What? อะไรคือกลยุทธ์ของระบบสารสนเทศที่จะใช้ในการพัฒนาองค์การ (IS strategy)
How? องค์การจะใช้เทคโนโลยีสารสนเทศซึ่งเป็นโครงสร้างพื้นฐานอย่างไร (IT strategy)
Where? การจัดเก็บทรัพยากรสารสนเทศขององค์การ จะต้องมีทิศทางที่จะดำเนินไปและมีเป้าหมายที่แน่นอน (IR strategy)
Who? ใครเป็นผู้มีบทบาทและมีส่วนเกี่ยวข้องกับการจัดการสารสนเทศขององค์การ (IM strategy) และ
Why? ทำไมกลยุทธ์สารสนเทศจึงมีความสำคัญต่อกลยุทธ์โดยรวมขององค์การ (Organization strategy)
Davenport (2000) ให้ความเห็นเกี่ยวกับการจัดการสารสนเทศขององค์กรโดยทั่วไปว่า องค์กรส่วนใหญ่มักใช้เงินงบประมาณลงทุนด้านเทคโนโลยีสารสนเทศเป็นจำนวนมาก อย่างไรก็ตามเทคโนโลยีเป็นเพียงเครื่องมือในการจัดเก็บและส่งผ่านสารสนเทศเท่านั้น แต่สิ่งที่สำคัญกว่าคือ มนุษย์ ซึ่งเป็นทั้งผู้สร้าง ผู้ปฏิบัติงาน และผู้ต้องการใช้สารสนเทศ ทำให้สารสนเทศมีค่าและมีความหมาย ดังนั้น เมื่อมี “เทคโนโลยี” แล้ว สิ่งที่สำคัญคือต้องรู้จักบริหารจัดการ “สารสนเทศ” ให้มีประสิทธิภาพ และควรจะมุ่งเน้นไปที่ “I” (information) มากกว่า “T” (technology)
การจัดการข้อมูล (data management) เป็นกระบวนการที่ให้ความสำคัญกับเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์เป็นหลัก แต่ การจัดการสารสนเทศ (information management) จะคำนึงถึงองค์ประกอบด้านมนุษย์เข้าไปเกี่ยวข้องด้วย และเมื่อบุคลากรภายในองค์กรมีความรู้สะสมจากประสบการณ์ของงานที่ทำ จะกลายเป็น knowledge workers ที่ไม่เพียงแค่ใช้ความรู้ในการทำงานในชีวิตประจำวันเท่านั้น แต่จะสามารถสร้างแนวความคิดใหม่ๆ หรือสร้าง knowhow ให้แก่องค์กรได้ด้วย เกิดเป็นกระบวนการบริหารจัดการสมัยใหม่ ที่เรียกว่า การจัดการความรู้ (knowledge management) ทำให้องค์กรเกิดทุนทางปัญญา (intellectual capital) เพิ่มศักยภาพในการแข่งขัน และมีความก้าวหน้าอย่างยั่งยืน การจัดการความรู้จะใช้เทคโนโลยีมาช่วยในการจัดเก็บบันทึกเป็นคลังความรู้ หมุนเวียนนำกลับไปใช้ และแลกเปลี่ยนเรียนรู้กันระหว่างบุคลากร เรียกว่าเป็น “information about knowledge” หรือสร้างเป็นระบบผู้เชี่ยวชาญ (expert systems) เพื่อเสริมสมรรถนะให้แก่บุคลากร (Davenport, 2002) อย่างไรก็ตาม สิ่งที่มีความสำคัญยิ่งในปัจจุบันคือ เรื่องของความใส่ใจ หรือ attention economy เพราะสารสนเทศมีปริมาณมากมายมหาศาล และมีลักษณะกระจายเป็นเครือข่ายสังคมออนไลน์มากขึ้น ผู้ใช้สารสนเทศมักให้ความสนใจในระดับต่ำ เลือกเฉพาะสิ่งที่จะสนใจ หรือใช้เวลาที่สั้นมากในการให้ความสนใจ ดังนั้น รูปแบบการนำเสนอ สื่อที่ใช้ในการนำเสนอ เนื้อหา และกลุ่มเป้าหมาย เป็นสิ่งที่ต้องคำนึง เพราะหัวใจหลักของสารสนเทศและความรู้ไม่ได้อยู่ที่ระบบจัดเก็บหรือคลังความรู้ แต่อยู่ที่การนำไปใช้ประโยชน์เท่านั้น (Davenport, 2002)
อย่างไรก็ตาม การจัดการความรู้ (knowledge management) ของแต่ละองค์กร อาจมีความแตกต่างกันได้หลายลักษณะ ทั้งนี้ ขึ้นกับบริบทและการดำเนินงานขององค์กรนั้นๆ Despres และ Chauvel (2000, p.175) ได้เสนอแนวคิดเรื่องแผนที่การจัดการความรู้ เพื่อจำแนกลักษณะการจัดการความรู้ของแต่ละองค์กร โดยพิจารณาจากมุมมองหรือมิติต่างๆ พร้อมกันทั้ง 4 มิติ คือ
ขั้นตอนหรือกระบวนการของ knowledge process พิจารณาว่าอยู่ในขั้นตอนใด ได้แก่ ขั้นตอนการร่างแผน (scan map) การสร้าง ได้มา และครอบครอง (capture/create) การจัดเก็บ (package store) การประยุกต์ใช้และแลกเปลี่ยน (share/apply) การเปลี่ยนแปลง ปรับปรุง และพัฒนาต่อยอดความรู้ (transform/innovate)
ชนิดของความรู้ พิจารณาว่าเป็นความรู้ชนิดใด ความรู้ชัดแจ้ง (explicit) หรือความรู้ฝังลึก (tacit)
ระดับของความรู้ ได้แก่ ความรู้ส่วนบุคคล ความรู้ของกลุ่ม ความรู้ขององค์การ
บริบท ความรู้จะมีความหมายหรือไม่นั้น ขึ้นอยู่กับบริบทขององค์การ
จะเห็นได้ว่า ทั้งการจัดการสารสนเทศ และการจัดการความรู้ มีความสัมพันธ์เกี่ยวเนื่องกัน อาจมีความแตกต่างกันบ้างในเนื้อหา การจัดการสารสนเทศจะเน้นไปที่สารสนเทศหรือความรู้ชัดแจ้ง (explicit) เช่น เอกสาร ระเบียนบันทึก เนื้อหาบนเว็บ ฐานข้อมูล สื่อดิจิทัล สื่อการเรียนการสอน ฯลฯ ส่วนการจัดการความรู้ จะเน้นความรู้ฝังลึก (tacit) ซึ่งเป็นความรู้และความคิดสร้างสรรค์ที่มาจากประสบการณ์ในตัวมนุษย์ และมีความซับซ้อนมากกว่า ทั้งการจัดการสารสนเทศและการจัดการความรู้ ต่างอาศัยเทคโนโลยีสารสนเทศเป็นเครื่องมือในดำเนินการ เพื่อให้เกิดประโยชน์ต่อผู้ใช้สารสนเทศ สร้างทุนทางปัญญาให้แก่องค์กร และพัฒนาไปสู่องค์กรแห่งการเรียนรู้ในที่สุด

8.วิธีการประมวลผลข้อมูล

8.วิธีการประมวลผลข้อมูล

การประมวลผลข้อมูล (Data Processing)

การประมวลผลข้อมูล (Data Processing)
          การประมวลผลข้อมูลที่เก็บรวบรวมได้มาผ่านกระบวนการต่างๆ เพื่อแปรสภาพข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่ต้องการเรียกว่าข้อสนเทศหรือสารสนเทศ (Information)

วิธีการประมวลผลข้อมูล      อาจจำแนกได้ 3 วิธีโดยจำแนกตามอุปกรณ์ที่ใช้ในการประมวลผล ได้แก่

1.การประมวลผลด้วยมือ (Manual Data Processing) เป็นวิธีการที่ใช้มาตั้งแต่อดีตโดยใช้อุปกรณ์ง่าย ๆ สามารถจำแนกตามอุปกรณ์ที่ใช้ได้เป็น 3 ประการ คือ
– อุปกรณ์ที่อำนวยความสะดวกในการเก็บรักษา และค้นหาข้อมูล ได้แก่ บัตรแข็ง แฟ้ม ตู้เก็บเอกสาร
– อุปกรณ์ที่ช่วยในการนับและคิดคำนวณเป็นอุปกรณ์ที่ง่ายต่อการใช้ ได้แก่ ลูกคิด เครื่องคิดเลข เป็นต้น
– อุปกรณ์ที่ใช้ในการคัดลอกข้อมูล ได้แก่ กระดาษ ปากกา ดินสอ เครื่องอัดสำเนา เป็นต้น
การประมวลผลแบบนี้เหมาะกับธุรกิจขนาดเล็กที่มีข้อมูลปริมาณไม่มากนัก และการคำนวณไม่ยุ่งยากซับซ้อน
2. การประมวลผลข้อมูลด้วยเครื่องจักรกล (Mechanical Data Processing) เป็นวิวัฒนาการมาจากการประมวลผลด้วยมือ แต่ยังต้องอาศัยแรงคนบ้าง เพื่อทำงานร่วมกับเครื่องจักรกล ในการประมวลผลทางธุรกิจ เครื่องที่ใช้กันมากที่สุด คือ เครื่องทำบัญชี (Accounting Machine) และเครื่องที่ใช้ในการประมวลผลทั่วไปเป็นเครื่องกึ่งอิเล็กทรอนิกส์ เรียกว่า เครื่อง Unit Record
3. การประมวลผลข้อมูลด้วยเครื่องอิเล็กทรอนิกส์ (EDP : Electronic Data Processing) หมายถึงการประมวลผลด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ นั้นเอง  ลักษณะงานที่เหมาะสมต่อการประมวลผลด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์  คือ
– งานที่มีปริมาณมาก ๆ
– ต้องการความถูกต้องรวดเร็ว
– มีขั้นตอนในการทำงานซ้ำ ๆ กัน เช่น งานบัญชี งานการเงิน งานทะเบียนประวัติและงานสถิติ เป็นต้น
– มีการคำนวณที่ยุ่งยากและสลับซับซ้อน เช่น งานวิจัยและวางแผน งานด้านวิศวกรรมศาสตร์ เป็นต้น

การประมวลผลข้อมูล สามารถแบ่งออกเป็น 3 ขั้นตอน ดังนี้
1. ขั้นเตรียมข้อมูล (lnput) เป็นการจัดเตรียมข้อมูลที่รวบรวมมาแล้วให้อยู่ในลักษณะที่สะดวกต่อการประมวลผล แบ่งเป็นขั้นตอนย่อย ๆ ดังนี้
ก. การลงรหัส(Coding) คือ การใช้รหัสแทนข้อมูลจริง ทำให้ข้อมูลอยู่ในรูปแบบที่สะดวกแก่การประมวลผล ทำให้ประหยัดเวลาและเนื้อที่ รหัสอาจเป็นตัวเลขหรือตัวอักษรก็ได้ เช่น ข้อมูลเกี่ยวกับเพศ ให้รหัส 1 แทนเพศชาย รหัส 2 แทนเพศหญิง เป็นต้น
ข. การตรวจสอบแก้ไขข้อมูล (Editing) เป็นการตรวจสอบความถูกต้องและความเป็นไปได้ของข้อมูล และปรับปรุงแก้ไขเท่าที่จะทำได้หรือคัดข้อมูลที่ไม่ต้องการออกไป เช่น คำตอบบางคำตอบขัดแย้งกันก็อาจดูคำตอบจากคำถามข้ออื่น ๆ ประกอบ แล้วแก้ไขตามความเหมาะสม
ค. การแยกประเภทข้อมูล (Classifying) คือการแยกประเภทข้อมูลออกตามลักษณะงานเพื่อสะดวกในการประมวลผลต่อไป เช่น แยกตามคณะวิชา แยกตามเพศ แยกตามอายุ เป็นต้น
ง. การบันทึกข้อมูลลงสื่อ (Media) ที่เหมาะสม หมายถึง การจัดเตรียมข้อมูลให้อยู่ในสื่อ หรืออุปกรณ์ที่อยู่ในรูปที่เครื่องคอมพิวเตอร์สามารถเข้าใจ และนำไปประมวลได้ เช่น บันทึกข้อมูลลงในจานแม่เหล็ก หรือเทปแม่เหล็ก เพื่อนำไปประมวลผลด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ต่อไป

2. ขั้นตอนการประมวลผล (Processing) เป็นวิธีการจัดการกับข้อมูล โดยนำข้อมูลที่เตรียมไว้แล้วเข้าเครื่อง แต่ก่อนที่เครื่องจะทำงานต้องมีโปรแกรมสั่งงาน ซึ่งโปรแกรมเมอร์(Processing) เป็นผู้เขียน เครื่องคอมพิวเตอร์จะทำการประมวลผลจนกระทั่งได้ผลลัพธ์ออกมาและยังคงเก็บไว้ในเครื่องขั้นตอนต่าง ๆ อาจเป็นดังนี้
ก. การคำนวณ (Calculation) ได้แก่ การคำนวณทางคณิตศาสตร์ เช่น การบวก ลบ คูณ หาร และทางตรรกศาสตร์ เช่น การเปรียบเทียบค่าต่าง ๆ
ข. การเรียงลำดับข้อมูล(Sorting) เช่น เรียงข้อมูลจากน้อยไปมาก หรือมากไปน้อยหรือเรียงตามตัวอักษร A ถึง Z เป็นต้น
ค. การดึงข้อมูลมาใช้(Retrieving) เป็นการค้นหาข้อมูลที่ต้องการเพื่อนำมาใช้งาน เช่น ต้องการทราบยอดหนี้ของลูกค้าคนหนึ่ง หรือต้องการทราบยอดขายของพนักงานคนหนึ่ง เป็นต้น
ง. การรวมข้อมูล (Merging) เป็นการนำข้อมูลตั้งแต่ 2 ชุด ขึ้นไปมารวมเป็นชุดเดียวกัน เช่น การนำเอาเงินเดือนพนักงาน รวมกับเงินค่าล่วงเวลา จะได้เป็นเงินที่ต้องจ่ายให้แก่พนักงาน
จ. การสรุป (Summarizing) เป็นการรวบรวมข้อมูลที่มีอยู่ทั้งหมดให้อยู่ในรูปแบบสั้น ๆ กะทัดรัดตามต้องการ เช่น การสรุปรายรับรายจ่าย หรือ กำไรขาดทุน
ฉ. การสร้างข้อมูลชุดใหม่ (Reproducing) เป็นการสร้างข้อมูลชุดใหม่ขึ้นมาจากข้อมูลเดิม
ช. การปรับปรุงข้อมูล (Updating) คือ การเพิ่มข้อมูล (Add) การลบข้อมูล (Delete)  และการเปลี่ยนค่า (change) ข้อมูลที่มีอยู่ให้ทันสมัยอยู่เสมอ

3. ขั้นตอนการแสดงผลลัพธ์ (Output) เป็นงานที่ได้หลังจากผ่านการประมวลผลแล้วเป็นขั้นตอนในการแปลผลลัพธ์ที่เก็บอยู่ในเครื่อง ให้ออกมาอยู่ในรูปที่สามารถเข้าใจง่ายได้แก่ การนำเสนอในรูปแบบรายงาน เช่น แสดงผลสรุปตารางรายงานการบัญชี รายงานทางสถิติ รายงานการวิเคราะห์ต่าง ๆ หรืออาจแสดงด้วยกราฟ เช่น แผนภูมิ หรือรูปภาพสรุปขั้นตอนการประมวลผลด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์

7.ประเภทของข้อมูล

7.ประเภทของข้อมูล

ข้อมูลที่เราได้พบเจอในชีวิตประจำวันนั้นมีมากมาย มีทั้งที่เราสามารถนำมาใช้ประโยชน์ได้ และไม่ได้ ซึ่งสามารถแบ่งออกได้ 2 ประเภทคือ

          1. แบ่งตามแหล่งที่มาของข้อมูล และ

          2. แบ่งตามรูปแบบการแทนข้อมูล

ข้อมูลทั้งสองประเภทมีรายละเอียดดังนี้

1. ชนิดข้อมูลแบ่งตามแหล่งที่มา มี 2 ชนิด คือ

    1.1 ข้อมูลปฐมภูมิ (Primary data)

          คือ ข้อมูลที่เก็บรวบรวมมาจากแหล่งข้อมูลขั้นต้นหรือได้มาจากแหล่งข้อมูลโดยตรง เช่น ข้อมูลนักเรียนที่ได้มาจากการตอบแบบสอบถาม การสำรวจ การสัมภาษณ์ การวัด การสังเกต การทดลอง เป็นต้น ซึ่งข้อมูลที่ได้จะมีความถูกต้อง ทันสมัย และเป็นปัจจุบัน

    1.2 ข้อมูลทุติยภูมิ (Secondary data)

          คือ ข้อมูลที่ได้จากแหล่งที่รวบรวมข้อมูลไว้แล้ว โดยผู้หนึ่งผู้ใด หรือหน่วยงานได้ทำการเก็บรวบรวมหรือเรียบเรียงไว้ ซึ่งข้อมูลสามารถนำมาใช้อ้างอิงได้เลย เช่น ข้อมูลสำมะโนประชากร จากสำนักงานสถิติแห่งชาติ ข้อมูลปริมาณน้ำฝน จากกรมชลประทาน เป็นต้น

2. ชนิดข้อมูลแบ่งตามรูปแบบการแทนข้อมูล มี 4 ชนิด คือ

    2.1 ข้อมูลชนิดตัวเลข (Numeric data)

          หมายถึง ข้อมูลที่สามารถนำไปคำนวณได้ อาจอยู่ในรูปของจำนวนเต็ม ทศนิยม เศษส่วน เป็นต้น

    2.2 ข้อมูลชนิดตัวอักษร/อักขระ (Character data)

          หมายถึง ข้อมูลที่ไม่สามารถนำไปคำนวณได้ แต่อาจนำไปเรียงลำดับได้ เช่น ชื่อ ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ เลขประจำตัวประชาชน หมายเลขโทรศัพท์ เป็นต้น

    2.3 ข้อมูลชนิดตัวอักษรเลข (Alphanumeric data)

          หมายถึง ข้อมูลที่มีทั้งตัวอักษร (อักษรภาษาอังกฤษ) ตัวเลข และตัวสัญลักษณะพิเศษ เช่น  ปนกัน เพื่อใช้บรรยายหรือสื่อความหมายต่าง ๆ ได้ตามที่จะกำหนด เช่น กระดาษ  เป็นต้น

    2.4 ข้อมูลชนิดมัลติมีเดีย (Multimedia data)

          หมายถึงข้อมูลที่มีทั้งภาพ เสียง ข้อความปนกัน เป็น

6.ความหมายของข้อมูลเเละสารสนเทศ

6.ความหมายของข้อมูลเเละสารสนเทศ

ข้อมูล หมายถึง ข้อเท็จจริงต่างๆ ที่มีอยู่ในธรรม ชาติ เป็นกลุ่มสัญลักษณ์แทนปริมาณ หรือการกระทำต่างๆ ที่ยังไม่ผ่านการวิเคราะห์ หรือการประมวลผล ข้อมูลอยู่ในรูปของ ตัวเลขตัวหนังสือ รูปภาพ แผนภูมิ เป็นต้น 
สารสนเทศ หมายถึง ข้อมูลที่ผ่านการเปลี่ยนแปลง หรือจัดกระทำเพื่อผลของการ เพิ่มความรู้ ความเข้าใจของผู้ใช้ ลักษณะของสารสนเทศ จะเป็นการรวบรวมข้อมูลหลายๆ อย่างที่เกี่ยวข้องกันเพื่อจุดมุ่งหมายอย่างใดอย่างหนึ่ง ซึ่งมีองค์ประกอบ 5 ส่วนคือ 
1. ข้อมูล เป็นตัวเลข ข้อความ เสียงและภาพ เป็นข้อมูล ป้อนเข้า 
2. การประมวลผล เป็นการกำหนดความสัมพันธ์ของข้อมูล จัดกระทำข้อมูล เพื่อ ให้เหมาะสมต่อการนำไปใช้ 
3. การจัดเก็บ เป็นวิธีการที่จะเก็บข้อมูลให้เป็นระบบที่สะดวกต่อการใช้ และ สามารถแก้ไขปรับปรุงให้เป็นปัจจุบัน 
4. เทคโนโลยีเป็นเครื่องมือที่ช่วยในการเก็บข้อมูล การประมวลผลทำให้เกิดผล ผลิต ได้แก่ คอมพิวเตอร์ โปรแกรมสำเร็จรูป อุปกรณ์การสื่อสาร เป็นต้น 
5. สารสนเทศ ผลผลิตของระบบสารสนเทศจะต้องถูกต้อง ตรงกับความต้อง การใช้ และทันต่อเหตุการณ์ใช้งาน 
การผลิตสารสนเทศจากข้อมูล การผลิตสารสนเทศ จะมีขั้นตอนหรือวิธีการต่างๆ ในการปฏิบัติ 9 วิธี ดังนี้ 
1. การรวบรวม (Capturing) เป็นการดำเนินการเพื่อรวบรวมและบันทึกข้อมูลให้ อยู่ในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่ง เพื่อการประมวลผล เช่น การบันทึกไว้ในแฟ้มเอกสาร หรือด้วย เครื่องคอมพิวเตอร์ การรวบรวมทำได้โดยการสังเกตการสัมพันธ์ การทำแบบสอบถาม การ ทดสอบและการใช้แบบสำรวจ ข้อมูลที่ได้จะต้องมีคุณลักษณะ สำคัญ 2 ประการ คือ ความ ตรงตามความต้องการที่กำหนดไว้ และมีความเชื่อถือได้ 
2. การตรวจสอบ (Verifying) เป็นขั้นตอนสำคัญในระบบการผลิตสารสนเทศ ทำขึ้นเพื่อให้มั่นใจว่า ข้อมุลได้รับการรวบรวม และบันทึกเอาไว้อย่างถูกต้อง การตรวจสอบ ข้อมูลเป็นการค้นหา รวบรวมข้อมุลที่ยังมีความผิดพลาดโดยทั่วไป จะกระทำได้ 3 ลักษณะคือ 
2.1 การตรวจสอบความเป็นไปได้ หรือความสมเหตุ สมผลของข้อมูล 
2.2 การตรวจสอบความสอดคล้องกัน 
2.3 ตรวจสอบความสัมพันธ์ของข้อมูล เป็นการตรวจสอบความถูกต้องของ ข้อมูล โดยอาศัยความสัมพันธ์ของข้อมูลเป็นเกณฑ์ 
3. การจำแนก (Classifying) เป็นการกำหนดหลักการแบ่งประเภทข้อมูล เป็น หมวดหมู่หรือเป็นกลุ่ม ตามคุณสมบัติของข้อมูลในลักษณ์ ที่หมาะสมมีความหมายและเป็น ประโยชน์แก่ผู้ใช้ โดยการกำหนดสิ่งที่เหมือนกันไว้ด้วยกัน
4. การจัดเรียงลำดับ (Arranging) ภายหลังที่มีการจำแนกข้อมูลและการกำหนด รหัสข้อมูลแล้ว จำเป็นต้องจัดวางโครงสร้างของแฟ้มข้อมูล ว่าจะจัดเรียงลำดับระเบียบ ข้อมูลในแฟ้มข้อมูลอย่างไร 
5. การสรุป (Summarizing) เป็นการจัดรวบรวมข้อมูลเข้าด้วยกันหรือแบ่ง กลุ่มข้อมูล และรวบยอดของแต่ละกลุ่ม เพื่อเตรียมคำนวณหาค่าดัชนี หรือสารสนเทศในขั้น ต่อไป การสรุปหรือการรวบรวมยอดข้อมูลนี้ มีประโยชน์ในการตรวจสอบความแนบนัย ของ ข้อมูลอีกด้วย 
6. การคำนวณ (Calculating) เป็นขั้นตอนสำคัญที่จะจัดการทำข้อมูลให้เป็น สารสนเทศ ที่อาศัยกระบวนการของคณิตศาสตร์ มาจัดกระทำกับข้อมูล ในรูปความสัมพันธ์ กัน เช่น อัตราส่วน สัดส่วน และเลขดัชนี เพื่อให้ได้สารสนเทศที่มีความหมายตามความต้องการ ของผู้ใช้ที่ได้กำหนดไว้แล้ว 
7. การจัดเก็บ (Storing) หลังจากที่ได้คำนวณได้ค่าสารสนเทศหรือดัชนีต่างๆ แล้ว ขั้นตอนต่อมาคือ การจัดเก็บเพื่อการบริการว่าจะต้องจัดเก็บทำข้อมูลพื้นฐานและสารสนเทศที่ ผ่านการจัดกระทำด้วยมือหรือเครื่องคอมพิวเตอร์ 
8. การเรียกใช้ (Retrieving) เป็นกระบวนการค้นหา และดึงข้อมูลที่ต้องการออก จากสื่อ ที่ใช้เพื่อปรับปรุงข้อมูลให้เป็นปัจจุบัน หรือเพื่อให้บริการและคำตอบแก่ผู้ใช้ 
9. การเผยแพร่ (Disseminating and Reproducing) เป็นเป้าหมายสุดท้าย ของการดำเนินการสารสนเทศ คือการเผยแพร่สารสนเทศให้กับผู้ใช้ในรูปแบบต่างๆ ทำให้แบบ เอกสาร รายงานหรือการเสนอบนจอภาพ 
ลักษณะของสารสนเทศที่ดีต้องประกอบไปด้วยรายละเอียด ดังนี้ 1. ความเที่ยงตรง (Accuracy) หมายถึง ปราศจากความเอนเอียง สารสนเทศที่ดี ต้องบอกลักษณะความเป็นจริงที่เกิดขึ้น ไม่ชี้นำปทางใดทางหนึ่ง 
2. ตรงตามความต้องการของผู้ใช้ (Relevancy) หมายถึง มีเนื้อหาตรงกับเรื่อง ที่ต้องการใช้ของผู้ใช้แต่ละคน 
3. ทันต่อเวลา (Timeliness) หมายถึง สามารถนำสารสนเทศที่ต้องการไปใช้ได้ ทันต่อเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น การจัดเตรียมสารสนเทศให้ทันต่อเวลา ที่ต้องการใช้ มี 2 ลักษณะ คือ การจัดทำสารสนเทศล่วงหน้าตามกำหนดเวลาที่เหตุการณ์จะเกิดในอนาคต

5.ผลกระทบของเทคโนโลยี

5.ผลกระทบของเทคโนโลยี

ผลกระทบของเทคโนโลยีสารสนเทศ

การพัฒนาเทคโนโลยีสารสนเทศจนสามารถนำ มาใช้ประโยชน์ได้อย่างกว่างขวาง กลายเป็นยุคแห่งเทคโนโลยีสารสนเทศ หรือยุคข้อมูลข่าวสาร ก่อให้เกิดประโยชน์ต่อมนุษย์ชาติอย่าง มหาศาลนั้นหมายถึงก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลง การเปลี่ยนแปลงอะไรก็ตามย่อมมีผลกระทบต่อบุคคล องค์กร หรือสังคม ทั้งนี้สามารถจำแนกผลกระทบทั้งทางบวกและผลกระทบทางลบของการ ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศได้ดังนี้

ผลกระทบทางบวก

            1. เพิ่มความสะดวกสบายในการสื่อสาร การบริการและการผลิต ชีวิตคนในสังคมได้รับความสะดวกสบาย เช่น การติดต่อผ่านธนาคารด้วยระบบธนาคารที่บ้าน (Home Banking) การทำงานที่บ้าน ติดต่อสื่อสารด้วยระบบเครือข่ายอินเตอร์เน็ต การบันเทิงพักผ่อนด้วยระบบมัลติมีเดียที่บ้าน เป็นต้น

            2. เป็นสังคมแห่งการสื่อสารเกิดสังคมโลกขึ้น โดยสามารถเอาชนะเรื่องระยะทาง เวลา และสถานที่ได้ ด้วยความเร็วในการติดต่อสื่อสารที่เป็นเครือข่ายความเร็วสูง และที่เป็นเครือข่ายแบบไร้สายทำให้มนุษย์แต่ละคนในสังคมสามารถติดต่อถึงกัน อย่างรวดเร็ว

            3. มีระบบผู้เชี่ยวชาญต่างๆ ในฐานข้อมูลความรู้ เกิดการพัฒนาคุณภาพชีวิตในด้านที่เกี่ยวกับสุขภาพและการแพทย์ แพทย์ที่อยู่ในชนบทก็สามารถวินิจฉัยโรคจากฐานข้อมูลความรู้ของผู้เชี่ยวชาญ เฉพาะทางการแพทย์ในสถาบันการแพทย์ที่มีชื่อเสียงได้ทั่วโลกหรือใช้วิธี ปรึกษาแพทย์ผู้เชี่ยวชาญในระบบทางไกลได้ด้วย

             4. เทคโนโลยีสารสนเทศสร้างโอกาสให้คนพิการ หรือผู้ด้อยโอกาสจากการพิการทางร่างกาย เกิดการสร้างผลิตภัณฑ์ช่วยเหลือคนพิการให้สามารถพัฒนาทักษะและความรู้ได้ เพื่อให้คนพิการเหล่านั้นสามารถช่วยเหลือตนเองได้ ผู้พิการจึงไม่ถูกทอดทิ้งให้เป็นภาวะของสังคม

             5. พัฒนาคุณภาพการศึกษา โดยเกิดการศึกษาในรูปแบบใหม่ กระตุ้นความสนใจแก่ผู้เรียน โดยใช้คอมพิวเตอร์เป็นสื่อในการสอน (Computer-Assisted Instruction : CAI) และการ เรียนรู้โดยใช้คอมพิวเตอร์ (Computer-Assisted Learning : CAL) ทำให้ผู้เรียนมีความรู้ความเข้าใจในบทเรียนมากยิ่งขึ้น ไม่ซ้ำซากจำเจผู้เรียนสามารถเรียนรู้สิ่งต่างๆ ได้ด้วยระบบที่เป็นมัลติมีเดีย นอกจากนั้นยังมีบทบาทต่อการนำมาใช้ในการสอนทางไกล (Distance Learning) เพื่อผู้ด้อยโอกาสทางการศึกษาในชนบทที่ห่างไกล

            6. การทำงานเปลี่ยนแปลงไปในทางที่ดีขึ้น กล่าวคือช่วยลดเวลาในการทำงานให้น้อยลง แต่ได้ผลผลิตมากขึ้น เช่น การใช้โปรแกรมประมวลผลคำ (Word Processing) เพื่อช่วยในการพิมพ์เอกสาร การใช้คอมพิวเตอร์ช่วยในการออกแบบงานลักษณะต่างๆ

            7. ผู้บริโภคได้รับประโยชน์จากการบริโภคสิ้นค้าที่หลากหลายและมีคุณภาพดีขึ้น ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยี ทำให้รูปแบบของผลิตภัณฑ์มีความแปลกใหม่และหลากหลายมากยิ่งขึ้นผู้ผลิตผลิต สิ้นค้าที่มีคุณภาพ ผู้บริโภคสามารถเลือกซื้อได้ตามต้องการ และช่องทางทางการค้าก็มีให้เลือกมากขึ้น เช่น การเลือกซื้อสินค้าทางอินเตอร์เน็ตและการพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ เป็นต้น

4.ความสำคัญของเทคโนโลยี

4.ความสำคัญของเทคโนโลยี

ความสำคัญเทคโนโลยีสารสนเทศ

โดยพื้นฐานของเทคโนโลยีย่อมมีประโยชน์ต่อการพัฒนาประเทศชาติให้เจริญก้าวหน้าได้ แต่เทคโนโลยีสารสนเทศเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับวิถีความเป็นอยู่ของสังคมสมัยใหม่อยู่มาก ลักษณะเด่นที่สำคัญของเทคโนโลยีสารสนเทศมีดังนี้ เทคโนโลยีสารสนเทศช่วยเพิ่มผลผลิต ลดต้นทุน และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ในการประกอบการทางด้านเศรษฐกิจ การค้า และการอุตสาหกรรม จำเป็นต้องหาวิธีในการเพิ่มผลผลิต ลดต้นทุน และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานคอมพิวเตอร์และระบบสื่อสารเข้ามาช่วยทำให้เกิดระบบอัตโนมัติ เราสามารถฝากถอนเงินสดผ่านเครื่อง       เอทีเอ็มได้ตลอดเวลา ธนาคารสามารถให้บริการได้ดีขึ้น ทำให้การบริการโดยรวมมีประสิทธิภาพ ในระบบการจัดการทุกแห่งต้องใช้ข้อมูลเพื่อการดำเนินการและการตัดสินใจ ระบบธุรกิจจึงใช้เครื่องมือเหล่านี้ช่วยในการทำงาน เช่น ใช้ในระบบจัดเก็บเงินสด จองตั๋วเครื่องบิน เป็นต้น  เทคโนโลยีสารสนเทศเปลี่ยนรูปแบบการบริการเป็นแบบกระจาย เมื่อมีการพัฒนาระบบข้อมูล และการใช้ข้อมูลได้ดี การบริการต่าง ๆ จึงเน้นรูปแบบการบริการแบบกระจาย ผู้ใช้สามารถสั่งซื้อสินค้าจากที่บ้าน สามารถสอบถามข้อมุลผ่านทางโทรศัพท์ นิสิตนักศึกษาบางมหาวิทยาลัยสามารถใช้คอมพิวเตอร์สอบถามผลสอบจากที่บ้านได้ เทคโนโลยีสารสนเทศเป็นสิ่งที่จำเป็น สำหรับการดำเนินการในหน่วยงานต่าง ๆ ปัจจุบันทุกหน่วยงานต่างพัฒนาระบบรวบรวมจัดเก็บข้อมูลเพื่อใข้ในองค์การประเทศไทยมีระบบทะเบียนราษฎร์ที่จัดทำด้วยระบบ ระบบเวชระเบียนในโรงพยาบาล ระบบการจัดเก็บข้อมูลภาษี ในองค์การทุกระดับเห็นความสำคัญที่จะนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ เทคโนโลยีสารสนเทศเกี่ยวข้องกับคนทุกระดับ พัฒนาการด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ ทำให้ชีวิตความเป็นอยู่ของคนเกี่ยวข้องกับเทคโนโลยี ดังจะเห็นได้จาก การพิมพ์ด้วยคอมพิวเตอร์ การใช้ตารางคำนวณ และใช้อุปกรณ์สื่อสารโทรคมนาคมแบบต่าง ๆ เป็นต้น                                       ความสำคัญของเทคโนโยสารสนเทศในด้านต่าวๆ                   เทคโนโลยี่สารสนเทศมีความสำคัญต่อการพัฒนาประเทศในด้านต่าง ๆ เป็นอย่างมาก  ตัวอย่างเช่น 1.  การศึกษา  เทคโนโลยีสารสนเทศ  ช่วยในด้านการค้นคว้าศึกษาแหล่งข้อมูล      ทำให้การศึกษาง่ายขึ้นและไร้ขีดจำกัด   ผู้เรียนมีความสะดวกในการค้นคว้าวิจัย 2.  การดำรงชีวิตประจำวัน  ทำให้มีความสะดวกคล่องตัวและรวดเร็วในการทำกิจกรรมต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นในชีวิตประจำวัน  สามารถทำงานได้หลายอย่างในเวลาเดียวกันได้หรือทำงานใช้เวลาน้อยลง 3.  การดำเนินธุรกิจ  ทำให้มีการแข่งขันระหว่างธุรกิจมากขึ้น  ทำให้ต้องมีการพัฒนาองค์กรเพื่อให้ทันกับข้อมูลข่าวสารอยู่ตลอดเวลา อันส่งผลต่อการพัฒนาประเทศอย่างต่อเนื่อง 4.  อัตราการขยายตัวทุก ๆ ด้านที่เพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว  เพราะมีการติดต่อสื่อสารที่เจริญก้าวหน้าทันสมัย  รวดเร็วถูกต้องและ    ทำให้ เป็นโลกที่ไร้พรหรมแดน 5.  ระบบการทำงานมีคอมพิวเตอร์มาใช้ซื่อสามารถทำงานได้มากขึ้น   งานบางอย่างมนุษย์ทำไม่ได  ้ก็ใช้คอมพิวเตอร์ช่วยทำงานแทนซึ่งได้ผลถูกต้องรวดเร็ว